Dépôt des publications gouvernementales

Les ministères et les organismes du gouvernement du Québec doivent déposer à la Bibliothèque de l’Assemblée nationale du Québec deux (2) exemplaires de tous les documents qu’ils publient ainsi que les mémoires qu’ils reçoivent lors des consultations publiques. Les versions imprimée et électronique doivent être acheminées si elles sont disponibles ou, à défaut de pouvoir fournir la version imprimée, transmettre seulement la version électronique.

La Loi sur l’Assemblée nationale (Recueil des lois et des règlements du Québec, chapitre A-23.1) précise :

132. L'Éditeur officiel du Québec, les ministères et les organismes du gouvernement visés par la Loi sur le vérificateur général (chapitre V-5.01), incluant ceux visés à l'article 6 de cette loi, les établissements publics ou privés conventionnés visés par la Loi sur les services de santé et les services sociaux (chapitre S-4.2), le conseil régional institué par la Loi sur les services de santé et les services sociaux pour les autochtones cris (chapitre S-5), de même que les commissions d'enquête et les comités d'études mis sur pied par le gouvernement transmettent au directeur de la Bibliothèque deux exemplaires des documents qu'ils publient.

1982, c. 62, a. 132; 2010, c. 30, a. 120; 2013, c. 16, a. 89.

Est-ce que le dépôt s’applique uniquement aux documents imprimés ?

Jusqu’à maintenant, les ministères et organismes étaient sensibilisés à la notion de dépôt légal pour leurs documents imprimés. Cependant, avec l’accroissement du numérique, plusieurs publications ne sont éditées qu’en version électronique. Il est important de nous faire parvenir tous les documents produits et diffusés par votre organisation, peu importe leur support. Si vous produisez des documents imprimés uniquement, il est essentiel de nous en faire parvenir deux (2) copies.

Quelle est la procédure pour le dépôt des publications gouvernementales en version électronique ?

Le courriel est la méthode préconisée afin de nous faire part des publications de votre ministère ou organisme. Cependant, afin d’éviter l’envoi de trop nombreux courriels, nous vous demandons de compiler une liste mensuelle des nouveaux documents publiés avec leurs liens URL. Si vous produisez beaucoup de documents, la fréquence peut aussi être bimensuelle. L’envoi de liens URL serait à privilégier pour éviter de surcharger les courriels de lourdes pièces jointes. Si cette méthode est impossible, communiquez avec nous pour que nous puissions élaborer une autre manière de procéder.

Est-ce que toutes les publications électroniques produites par le passé doivent vous être envoyées ou le dépôt peut débuter à partir de maintenant ?

Vous pouvez commencer à nous envoyer vos documents produits et diffusés à partir de maintenant. Nous ne demandons pas de remonter dans le temps pour nous envoyer ceux des années précédentes.

Quels sont les délais à respecter et quelle devrait être la fréquence des envois ?

Il n’y a pas de délai en tant que tel, pourvu que nous recevions vos documents après leur diffusion publique. En ce qui concerne la fréquence des envois pour les documents numériques, idéalement, nous aimerions recevoir un courriel mensuel de votre part. D’autres modalités peuvent être discutées si nécessaire.

Où dois-je envoyer mes documents ?

Nous vous demandons de nous faire parvenir deux copies de vos documents imprimés à l’adresse suivante :

Publications gouvernementales québécoises
1020, rue des Parlementaires, 3^e étage
Québec (Québec)  
G1A 1A3

Pour ce qui est de vos publications électroniques, vous devez les acheminer à l’adresse suivante : acquisitions2.ban@assnat.qc.ca

Quels sont les types de documents concernés ?

Vous devez nous faire parvenir tous les documents produits ou diffusés par votre organisation, qu’ils possèdent un ISBN/ISSN ou non. Par exemple, il peut s’agir, sans se limiter uniquement à ces catégories, de brochures d’information destinées au public, de rapports de recherche, de compilations de statistiques, de plans d’action, de guides pour des programmes d’aide financière, etc.

Est-ce que votre définition d’une publication électronique devant être déposée est la même que celle de Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ) ?

Notre définition de dépôt est un peu plus large que celle de BAnQ. Nous souhaitons recevoir tous les documents, qu’ils aient ou non un ISBN/ISSN. Cette pratique permet de conserver une littérature « grise » qui autrement disparaitrait de la mémoire collective. En archivant sur nos serveurs toutes ces publications électroniques, nous en assurons ainsi la pérennité pour répondre aux besoins de recherche présents et futurs.

Est-ce que mon ministère ou organisme conserve son droit d’auteur sur les documents qui vous sont transmis ?

Nous ne vous demandons pas de nous céder le droit d’auteur sur vos documents publiés et disponibles publiquement. Nous ajouterons seulement vos documents au sein de notre catalogue afin que ceux-ci soient plus facilement repérables par nos utilisateurs et la population en général. Ainsi, nous assurons leur conservation à long terme pour les besoins de recherche présents et futurs.